Les usagers de la salle Malet peuvent effectuer des reproductions en utilisant leur matériel aux conditions suivantes :

- l'autorisation est demandée au préalable au personnel d’accueil, qui juge si la reproduction est compatible avec la bonne conservation du document,

- le document (ou son équivalent) n’a pas déjà été reproduit par la médiathèque et n’est pas disponible sur des bases en ligne (Gallica, Google Livres....),

- le flash n’est pas autorisé,

- le document est installé afin de garantir sa bonne conservation, en utilisant le matériel mis à disposition (futon, serpentins…),

- il ne doit pas y avoir de contact entre le document et l’appareil de prise de vue et le document ne peut être retourné, ce qui, en conséquence, interdit l’usage d’un scanner à plat,

- conformément au contrat passé entre le Réseau des médiathèques de Montpellier Méditerranée Métropole et le Centre français pour l'exploitation du droit de copie, la reproduction complète d'un document sous droits d’auteur est interdite : le nombre de prises de vue est limité à 30 par ouvrage, ou moins selon le nombre de pages du document.

Les usagers peuvent également solliciter la médiathèque pour une reproduction facturée selon le tarif en vigueur.

Pour l’exploitation, la diffusion ou la reproduction d’une œuvre, il est nécessaire d’obtenir :

- si le document n’est pas tombé dans le domaine public : l’autorisation de l’auteur ou de ses ayants droits, en dehors des exceptions prévues par la loi (Article L122-5 du Code de la propriété intellectuelle),

- dans tous les cas : l’autorisation de la médiathèque, en tant que propriétaire des documents. Cet usage est soumis à la perception d'une redevance. Les publications scientifiques valorisant les fonds patrimoniaux de la médiathèque et tirées à moins de 400 exemplaires sont exonérées de cette redevance.

L’usager remplit à cet effet un formulaire de demande d’usage public. Il s’engage à signaler la source et les références du document reproduit (forme préconisée : « Médiathèque Émile Zola de Montpellier Méditerranée Métropole »), ainsi qu’à transmettre à la médiathèque, dès sa parution, l’adresse URL de la mise en ligne ou un exemplaire justificatif de l’ouvrage ou de l’article.